Какие положения должны быть в отделе кадров

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов. В связи с возложенными задачами определены основные полномочия.

Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

См. материал об обосновании издержек .

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  1. документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.
  2. документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  1. трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см.

в материале .

  1. распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);
  2. ;

О применении формы Т-1 см. в материале . Подробнее о приказе Т-8 см.

в материале .

  1. личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале .

Если секретарь еще и кадровик

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки.

Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим.

Какие документы должны быть в отделе кадров

189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст.

57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ. Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. Инфо В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Карьера

И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты.

На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты. Примечание. Напомним, что при разработке и утверждении указанных документов следует иметь в виду, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными.

В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст.

Обязательная кадровая документация

По степени обязательности:

  1. специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.
  2. рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
  3. обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;

2.

8 ТК РФ). Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством.
По целевой принадлежности:

  1. документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
  2. документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);

3.

По функциональному назначению:

  1. внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.)

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке

); положение о командировках; положение об аттестации работников.

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации.
ТК РФ Как оформить Правила трудового распорядка 9 Положение о работе с персональными данными сотрудников Порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных сотрудников должен быть установлен в отдельном локальном акте организации ст.

87 ТК РФ Как организовать обработку персональных данных сотрудников 10 Расчетный листок и локальный акт, утвердивший такую форму Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о сумме, причитающейся ему за соответствующий период.

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2021

* Штатное расписание.

Указания на данный документ содержатся в ст.

ст. 15 и 57 ТК РФ. Инфо Штатное расписание важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы.

* График отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст.

123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. * Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В ст. Работодатель неожиданно защитился… 24-04-2021 Уведомление об истечении срока совмещения 24-04-2021 Введение сменной работы Все публикации Новости для подписчиков журнала «Кадровик-практик» 26.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

№ 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Вам будет интересно...