Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

·

Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

Как возместить расходы сотруднику, если деньги под отчет не выдавались?

А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось. Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть: Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении –»оплатить»).
Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т.

д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Компенсация расходов по авансовому отчету

В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.Что это такоеОтчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам.

Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах.

Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д.Когда оформляетсяАвансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

  • Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.

ВАЖНО!

Прежде чем получить новую сумму в подотчет, сотрудник должен погасить задолженность по ранее выданным авансам путем предоставления авансового отчета или возврата неизрасходованных ДС.

  • В течение 3 дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.
Рекомендуем прочесть:  Получение паспорта в лет документы образец заполнения

Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте — . Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Готовая инструкция для подотчетника

Выглядеть оно может, например, так.

Директору ООО «Промсервис»Иванову Д.В. от помощника бухгалтераКуликова Е.А.

Выдать под отчет3000 рублей на срок 10 дней

02.04.2012 Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 3000 руб. на покупку канцелярских товаров.

Е.А.

Куликов 02.04.2012 Приведем готовый образец инструкции.

В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты — это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно. Утверждено приказом № 4 от 11.01.2012 1.

ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ 1.1.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Для получения наличных денег в ООО «Промсервис» в подотчет работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем. Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте . Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции.

Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств

Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч.

зарплатную (). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства.

При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели). Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55).

К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы ().

Компенсация сотруднику за купленные материалы

Возмещение расходов работника из кассы будет правомерным в случае, если на момент такого возмещения в кассе организации в достаточном количестве будут находиться денежные средства, не являющиеся ее выручкой и полученными ею страховыми премиями. В ином случае возмещение расходов работника из кассы может осуществляться из денежных средств, предварительно снятых с расчетного счета организации и внесенных в ее кассу.

Рекомендуем прочесть:  Какие основания для получения вида на жительство в россии

Несоблюдение такого порядка приведет к нарушению законодательства РФ и может вызвать споры с налоговыми органами. Также сообщаем, что между организациями и физическими лицами осуществляются без ограничения суммы.

Обоснование позиции: В настоящее время нормативными документами, регламентирующими правила осуществления операций с наличными денежными средствами, являются: — Указание Банка России от 07.

Может ли организация постфактум возместить генеральному директору затраты согласно авансовому отчету

В заявлении должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет подается в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока, затем проверяется и утверждается руководителем.

Следовательно, если сотрудник (в данном случае директор) сначала купил товар, а затем требует возмещения расходов, то оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку его (директора) уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Соответственно, если из кассы не был выдан аванс, то и отчитываться не за что. Однако сотрудник может использовать личные средства для оплаты покупок, в которых нуждается организация, и имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве нет ни запретов, ни каких-либо ограничений на подобные операции.

При этом важно верно оформить документы.

2.

Возмещения личных расходов сотруднику

В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (). Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.). 3 важных изменения июля по зарплате: Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата».

, чтобы читать статьи. 2. Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника Да, можно.

Вам будет интересно...