Как сшить архив томами

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Причиной отказа может послужить неверное оформление.Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов.

Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек.

Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу.

Как правильно сшить документы для архива

Листы располагаются в нужном порядке и аккуратно складываются стопкой.

Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, чтобы в дальнейшем не было проблем.

  1. с применением высокопроизводительных машин, предназначенных для сверления бумаги.
  2. вручную, с применением прошивных или суровых ниток, банковского шпагата;
  3. с помощью дырокола, как вариант – с электроприводом;

Нитка или шнур по определённой схеме продевается сквозь проделанные отверстия, после чего на оборотной стороне дела завязывается крепкий узел.

В одном деле не должно быть больше 250 листов. Если общее количество листов превышает это значение, то, отвечая на вопрос, как сшить документы для архива, необходимо разделить документацию на несколько томов.

Оформляем дела на постоянное хранение

При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

На него приклеивается листок бумаги с заверительной надписью, составленной по определённым правилам. Они касаются стандартных размеров архивных книг, выбора типа обложек дел, иных аспектов.

  1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010. Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Термины и определения».

  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  • Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

    Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    1. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
    2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
    3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
    4. документы необходимо скрепить в 3 дырки;

    Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

    А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги.

    Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

    Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет.

    Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

    К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.

    Совет 1: Как сшить документы для архива

    Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, применяя грозную нить, шпагат либо ленту.

    Для верной прошивки нужно продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и возвратиться вновь ко второму отверстию.

    Позже этого иглу нужно вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но теснее сверху. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, дабы нитяные хвостики дозволено было заклеить бумагой (калькой).

    На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, основный бухгалтер).

    На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке. В ней следует указать название организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации. Значимая документация — договора, счета-фактуры, акты — должна храниться в компании длинно.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа. Это быстро и бесплатно! Для прошивания документов специалисту, который будет этим заниматься, понадобятся следующие предметы:

    1. нитки ЛШ-21 (либо банковский шпагат);
    2. канцелярский клей.
    3. бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
    4. обложка дела 229×324 мм (если нужно сформировать и прошить архивные дела);
    5. иголка (шило, дырокол, дрель) – в зависимости от того, какой объем бумаг нужно сшить;

    Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).Такой работник организации именуется делопроизводителем.

    Прошивка документов. Процедура и советы

    В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.

    Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4.

    Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные.

    Составление описи гарантирует сохранность документов.

    Данного вида список должен включать в себя:

    1. перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
    2. заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;
    3. указание Ф. И. О. того, кто составил опись.
    4. дата составления описи;

    Внимание! Лист с описью не нумеруется. Процесс нумерации предполагает обязательность соблюдения определенных правил:

    1. при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
    2. в отношении листа с описью нумерация не применяется.
    3. фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
    4. если один документ состоит из двух и более томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
    5. нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
    6. номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
    7. нумерация производится посредством арабских цифр;
    8. если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
    9. нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;
    10. в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
    11. на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
    12. подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
    13. при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;

    Совет 1: Как сшить документы для архива

    Номер ставится в верхнем правом углу. Сложите документы в порядке хронологии, начиная с самых старых.

    Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем.

    2 Уберите все скрепки и иные металлические детали. Если документ не имеет поля для подшивки, приклейте к нему бумажную полоску.

    Приготовьте все бумаги к прошивке, сделав наметки для четырех проколов и поместив их в картонную обложку. 3 Пачки документов необходимо зажать струбциной, проколоть при помощи шила или просверлить специальным устройством для прошивки документов. Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, используя суровую нить, шпагат или ленту.

    Вам будет интересно...