Как правильно заолнять ссылку на номер и дату документа

Как правильно заолнять ссылку на номер и дату документа

В 2014 г. запланирована переработка стандарта в связи с необходимостью унифицировать оформление и визуальное отображение не только реквизитов документов, но и их атрибутов и метаданных в связи с проблемой создания электронных документов в статусе оригиналов. По ГОСТу Р 6.30-2003:

  1. реквизит 12 – регистрационный номер документа.
  2. реквизит 11 – дата документа;

Приложение А к данному стандарту закрепляет схемы расположения при угловом и продольном расположении реквизитов документов ОРД (на бумаге формата А4).

И схемы, и образцы бланков документов, приведенные в ГОСТе Р 6.30-2003, наглядно иллюстрируют правило оформления на документе сначала даты, а потом регистрационного номера (индекса) документа.

Именно такая последовательность закреплена в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; с изменениями от 07.09.2011)

Где прописано, что на документе сначала нужно указывать дату, а потом – номер?

В 2014 г. запланирована переработка стандарта в связи с необходимостью унифицировать оформление и визуальное отображение не только реквизитов документов, но и их атрибутов и метаданных в связи с проблемой создания электронных документов в статусе оригиналов.

По ГОСТу Р 6.30-2003:

    реквизит 11 – дата документа; реквизит 12 – регистрационный номер документа. Приложение А к данному стандарту закрепляет схемы расположения при угловом и продольном расположении реквизитов документов ОРД (на бумаге формата А4).

    И схемы, и образцы бланков документов, приведенные в ГОСТе Р 6.30-2003, наглядно иллюстрируют правило оформления на документе сначала даты, а потом регистрационного номера (индекса) документа. Именно такая последовательность закреплена в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.

    постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; с изменениями от 07.09.2011)

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды доку­ментов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.

Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек); наименования должности лица, утвердившего документ; его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и да­ты, например: УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Гранд» Подпись П.Н. Климов 01.03.95 В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.
Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия до­кумента в именительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Приказ директора АО 25.03.95 № 6 Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу до­кумента после 40

Регистрационный номер документа

Фактически, регистрационный номер документа может быть дополнен любой информацией, закодированной в цифры или в буквы.

Дополнительные индексы ставятся через дробь или через дефис.

Например: 113/01-23: 113 – это валовый номер документа, 01-23 – дело по , к которому относится документ. 2434/СЗ: 2434 – валовый номер, СЗ – филиал предприятия «Северо-Западный».

1252-02/02-01: 1252 – валовый регистрационный номер документа, 02 – код подразделения, в котором был создан документ, 02-01 – индекс дела по номенклатуре и так далее, вариантов здесь неограниченное количество. Вы часто спрашиваете меня, как правильно . Отвечаю: правильно – никак. Регистрация документов задним числом не допускается, так что действовать правильно или неправильно тут нельзя.
Но ситуации бывают разные, и если они возникают слишком часто, то имеет смысл придумать такую систему присвоения регистрационных номеров документам, которая сама по себе исключала бы «задние числа».

Оформление отдельных реквизитов документа

Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учёт проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН), включает 10 знаков и является постоянным реквизитом КПП включает 9 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева ИНН 2466044590, КПП 246601001.Код формы документа.

Код формы документа представляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации – ОКУД; только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификаторы управленческой документации. Код состоит из 7 знаков. Код формы документа – обязательный реквизит для оформления всех документов, кроме письма.Наименование организации.
Автор документа указывается на каждом документе.

Автором документа выступает организация и её наименование указывается в соответствии с положением или уставом, на основе которого она образована.

Реквизит дата документа: как правильно оформить?

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.

Буква «г» не ставится. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точками, год четырьмя арабскими цифрами.Например: 04.10.2003Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно. Словесно –цифровой способ имеет несколько разновидностей:В текстах документов, содержащихся сведения финансового характера, в организационных документах (устав, положения, учредительный договор и др.) применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год».Например: 04 октября 2003 г.04 октября 2003 годаЕсли обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год.

Состав реквизитов бланка по новому Стандарту на оформление документов

Для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.

Рассмотрим, какие требования к бланкам документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт. Для изготовления бланков ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5 (размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210). Основное назначение бланка формата А5 – использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда использование бланка А4 экономически не оправдано.
Формат А5 целесообразно использовать для бланков писем с небольшим текстом. Размеры служебных полей в документах не изменились.

ГОСТ Р 6.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу.

Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу. 2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации.

Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма. 3 В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица.

Порядок указания сведений должен быть именно таким, например: «Генеральному директору ООО «Волна» И.И.СидоровуРабочая ул., д.

Правильная установка даты и времени документа 1С. Изменение даты.

Обратите внимание на время — оно устанавливается на 00:00:00.

Приведённая выше картина типична для всех 1С Предприятие. Так где же ошибаются пользователи программы при вводе документов? Прежде всего стоит сказать, что если документ требуется 1С текущим временем, то есть сегодняшним числом, то дату изменять вручную не нужно.

Дело в том, что при записи нового документа (обратите внимание — номера нет, следовательно, документ ещё не записан) текущей датой его время будет автоматически установлено таким, что он встанет в конец всех сегодняшних документов.

Проще говоря, при записи нового документа в базу 1С Бухгалтерии его время будет установлено автоматически и он окажется .

Вам будет интересно...